Zusammenarbeit und CRM-Integration: Tabs, Kommentare, Team-Ordner, Digest
File Sharing Pro ist kein isolierter Datei-Ablageplatz, sondern verzahnt sich mit deinem CRM und deinem Team. So bleiben Dateien immer im richtigen Kontext.
🔗 CRM-Verknüpfung und Tabs
Du verknüpfst Dateien mit einem Kunden, Projekt, einer Aufgabe oder Rechnung. Im Kundenprofil und in Projekten gibt es dafür jeweils einen eigenen Tab „Dateien" — dort sehen du und deine Kollegen sofort alle Dateien, die zu diesem Kunden oder Projekt gehören, ohne im Explorer suchen zu müssen. Das spart Klicks und verhindert, dass Dokumente verloren gehen.
💬 Datei-Kommentare
Zu jeder Datei gibt es einen Kommentar-Thread — sichtbar im Admin-Details-Panel und auf der Portal-Dateiseite des Kunden. So besprecht ihr Änderungswünsche, Feedback oder offene Punkte direkt an der Datei, statt in verstreuten E-Mails. Schreibt jemand einen Kommentar, wird die jeweils andere Seite automatisch benachrichtigt (Team ↔ Kunde). Zusammen mit dem Freigabe-Workflow wird daraus ein sauberer Abstimmungs- und Abnahmeprozess.
👥 Team-Ordner für Nicht-Admins
Nicht jeder soll alles sehen. Per Rechtsklick auf einen Ordner öffnest du den Team-Zugriff und wählst aus, welche Mitarbeiter diesen Ordner sehen dürfen (leer = alle). Unterordner erben die Einschränkung automatisch, und Admins haben immer Zugriff. So richtest du zum Beispiel einen HR- oder Buchhaltungs-Ordner ein, den nur berechtigte Kollegen sehen — ohne für jeden ein eigenes CRM zu brauchen.
📧 Benachrichtigungen und Wochen-Digest
File Sharing Pro hält alle Beteiligten auf dem Laufenden:
- Sofort-Benachrichtigungen (In-App und E-Mail) bei Downloads, eingehenden Dateien, neuen Kommentaren und Freigabe-Entscheidungen.
- Wöchentlicher Aktivitäts-Digest (optional): Jeder Freigabe-Besitzer bekommt einmal pro Woche eine kompakte E-Mail-Zusammenfassung seiner Aktivität — ideal, um den Überblick zu behalten, ohne von einzelnen Mails überflutet zu werden.
Ob dein Team über Kunden-Uploads informiert wird und welche Ereignisse eine Mail auslösen, stellst du in den Modul-Einstellungen ein. Die zugehörigen E-Mail-Texte findest du unter Setup → E-Mail-Vorlagen und passt sie an deinen Ton an — auf Deutsch und Englisch.