Wie funktionieren Automatisierung und KI (Sequenzen, Autoresponder, Kalender, KI-Assistent)?
Mailbox Pro nimmt dir wiederkehrende Arbeit ab — von automatischen Nachfassaktionen über Abwesenheitsantworten bis hin zu einem KI-Assistenten, der beim Formulieren hilft. Für die zeitgesteuerten Funktionen braucht es den eingerichteten Perfex-Cronjob.
🔁 Follow-up-Sequenzen (Drip)
Baue mehrstufige Follow-up-Sequenzen: pro Schritt legst du Wartezeit (in Tagen), Betreff und Text fest — Platzhalter (Merge-Felder) inklusive. Aus der Lese-Ansicht startest du eine Konversation in einer Sequenz. Das Beste: Die Sequenz stoppt automatisch, sobald der Kontakt antwortet. Perfekt für Angebote, Onboarding oder freundliches Nachfassen, ohne dass jemand aus Versehen eine weitere Mail bekommt.
🌴 Abwesenheits- und Vertretungs-Autoresponder
Richte pro Konto einen Auto-Responder ein: Zeitfenster (von/bis), eigener Betreff und Text. Er ist ratenbegrenzt auf eine Antwort pro Absender und Tag und überspringt automatisch Massen- und System-Mails, damit keine Endlosschleifen entstehen.
📅 Kalender-Einladungen (.ics)
Enthält eine E-Mail eine .ics-Kalendereinladung, zeigt Mailbox Pro sie als übersichtliche Termin-Karte mit „Wann" und „Wo". Mit einem Klick auf Zum Kalender hinzufügen landet der Termin direkt im nativen Perfex-Kalender.
🤖 Der KI-Assistent
Der optionale KI-Assistent unterstützt dich beim Schreiben — immer in der Sprache der jeweiligen Nachricht:
- Antwort entwerfen — erzeugt aus der Konversation einen passenden Antwortvorschlag.
- Text verbessern — poliert deinen Entwurf sprachlich auf.
- Zusammenfassen — bringt einen langen Thread auf den Punkt.
Die KI nutzt den OpenAI-Schlüssel deines vorhandenen Perfex-KI-Moduls — du musst also keinen zusätzlichen Schlüssel verwalten. Die KI-Buttons erscheinen nur, wenn das OpenAI-Modul in Perfex eingerichtet ist (Setup → OpenAI Integration).
⚙️ Und die Regeln
Ergänzend sortiert die Regel-Engine deinen Posteingang bei jedem Sync automatisch und kann dabei sogar Leads über die Pipeline schieben. Mehr dazu im Artikel „Produktiv arbeiten".